Caso 6 – Business Intelligence

A lo largo de este blog, hemos estado reflexionando y contando varios temas acerca de sistemas de búsqueda de información, recuperación de la información, lenguajes de programación, bases de datos, etc. Es decir, hemos estado reflexionando sobre un concepto clave: la información.

Para recordar un poco lo visto anteriormente, ya que tiene mucha importancia para el tema que trataremos a continuación, en el mundo empresarial se trabajan con datos (la unidad mínima) que por sí solos no pueden aportar nada. Estos datos, una vez son analizados y puestos en un contexto y un propósito determinado se puede convertir en información, que podrá ser utilizada par en varios fines. El conjunto de informaciones, que extraemos de muchos datos, unidos con la experiencia entre otras variables, se convierte en conocimiento, que permite a las empresas, y también a las personas, tomar decisiones importantes.

¿Es importante conocer muchos datos para tomar nuestras decisiones?

A lo largo de nuestra vida, sucede en muchas ocasiones que tenemos que decidir entre varias opciones para tomar una decisión determinada. Para ello, lo que hacemos es seguir un proceso determinado que ayude a elegir la opción adecuada. Por ejemplo, si decidimos comprar un ordenador de mesa tendremos que pensar en varias posibilidades que se nos presentan: el precio que disponemos, los componentes de nuestro equipo (CPU, GPU, etc.), las tiendas donde podamos adquirirlo, el sistema operativo, etc. Cuanto más datos e información tengamos a nuestra disposición, más posibilidades tendremos de cumplir nuestro objetivo.

Proceso para resolver un problema

Si analizamos más a fondo los pasos que utilizamos para resolver un problema, nos damos cuenta que lo primero que hacemos es observar el problema que se nos plantea. Después, analizamos el problema en base a los datos que tenemos. A continuación, tomamos la decisión que más se ajusta a nuestras necesidades. Por último, ejecutamos la opción elegida.

Ahora, pongámonos el “casco de pensar”, si nosotros mismos, que somos personas “corrientes”, tenemos muchas variables y datos para decidir tan cosas elementales, como comprar un ordenador o elegir una carrera universitaria, imaginemos el increíble volumen de datos y variables que podrá manejar una mediana o gran empresa para tomar sus decisiones. 

¿Existe algún sistema que permita darnos una respuesta para tomar nuestras decisiones?

Las empresas utilizan una serie de programas y herramientas que permiten obtener información o conocimiento partiendo de diversos datos. Este conocimiento les permita tomar las decisiones más adecuadas en función a sus problemas.

¿Qué ventajas aportan estos sistemas? Lo más importante es que aportan mucha información y conocimiento en muy poco tiempo, lo que permite tomar decisiones sin perder demasiado tiempo. Además, ya que se tienen en cuenta una cantidad enorme de datos, y han sido trabajados y analizados,  provoca que la información o el conocimiento obtenido sea muy fiable.

Para que estos sistemas puedan ser funcionales, y ayuden a una empresa y organización deben cumplir unos requisitos muy específicos, además de los mencionados anteriormente. Los datos con los que se trabajan deben ser fiables y tener un fundamento. El sistema tiene que ser eficiente y sus resultados deben ayudar a la empresa a tomar decisiones. El precio no debe ser elevado, especialmente en tiempos de crisis.

Si deseáis obtener más información con respecto a los sistemas de información, ver sus ventajas, sus características, los tipos que hay, etc., Podéis acceder a este pdf donde encontréis dicha información: https://dl.dropboxusercontent.com/u/50082027/tm0.pdf

Estos sistemas de toma de decisiones parecen bastante complejos y su utilidad para que sea exclusiva en empresas. Entonces, nosotros, los usuarios no técnicos, ¿podemos aprovecharnos de sus funcionalidades? Si, de hecho los utilizamos muy habitualmente para resolver nuestros problemas, aunque no nos demos cuenta de ello.

Ejemplo de análisis de procesadores

Por ejemplo, partiendo del ejemplo que he expuesto anteriormente, si deseamos comprarnos un ordenador, un aspecto clave serán sus componentes. Para ver si un componente es adecuado nos fijaremos en el análisis de dicho componente realizado en webs específicas, donde han podido comparar varios componentes similares teniendo en cuenta sus especificaciones, y nos muestran las mejores opciones. En esta web podemos ver cómo nos muestras los procesadores más potentes: http://www.solonotebooks.net/processors/

Estos sistemas nos hacen la vida más fácil a todo nosotros, y ayudan de manera increíble a las grandes empresas para realizar operaciones internacionales, ver los resultados de sus productos, los efectos del marketing, etc.

¿Cómo se llaman estos sistemas?

En el ámbito empresarial, estos sistemas se denominan Business Intelligence (en español, inteligencia empresarial, aunque no se utiliza mucho este término). Estos sistemas permiten transformar los datos en información y la información en conocimiento, todo el proceso se realiza de forma rápida y sencilla, tan solo se necesita introducir una serie de condiciones en el programa para mostrarnos los resultados.

 

Estos sistemas son bastante complejos para montarlos en las empresas, por ese motivo solo se utilizan en empresas medianas o grandes. Su instalación necesita mucho tiempo, ya que para funcionar se necesitan “conectar” los datos propios de las bases de datos de la empresa, además de otros datos externos, que pueden provenir de empresas afiliadas, del ministerio, etc.

Para que entendáis esto, os voy a poner un breve ejemplo. Si una empresa está dudando en despedir personal, tendrá que utilizar datos internos, como el capital de la empresa, el número de trabajadores, el rendimiento de los empleados, número de equipos, etc. Y otros datos externos, como el dinero que ha de pagar por las indemnizaciones de despido, el I.V.A. etc.

Su configuración tampoco es sencilla, aunque no requiere de personal informático para manejar estos dispositivos. Por medio de una serie de clases se puede llegar a aprender su funcionamiento. Además, las personas que trabajen con dichas maquinas, deben tener conocimientos de los datos que están manejando.

Podéis encontrar más información, acerca de las características básicas del Business Intelligence, en esta página web: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/

¿Todos los Bussines Intelligence son iguales? No, hay varios tipos de Business Intelligence, adaptados a las necesidades de las empresas y del personal que lo maneja. Algunos sistemas están adaptados a los ejecutivos que necesitan ver datos, convertidos en conocimiento, de forma rápida en sus dispositivos, otros sirven para realizar consultas entre personas expertas en un mismo área, etc. No voy a profundizar mucho en este aspecto, ya que la explicación puede ser muy tediosa y creo que no es muy productivo explicároslos, si os interesa conocer los diferentes tipos de Business Intelligence, os recomiendo que veas este documento: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_soporte_decisiones.aspx

¿Cuáles son las partes que compone un sistema de Business Intelligence? La parte más importante es el Datawarehouse, es la base de datos donde se alojan todos los datos que utiliza la empresa, en este lugar se depuran y trabajan dichos datos para ofrecer información y conocimiento a gran velocidad. Otra parte importante, que a veces está incluido en el propio Datawarehouse, son los Datamark, son las bases de datos con información empresarial específica, puede obtener los datos de forma externa o del Datawarehouse.

 

Si deseáis obtener más información con respecto al Datawarehouse, su implantación, su construcción, su evolución, etc. Podéis acceder a este documento PDF: https://dl.dropboxusercontent.com/u/50082027/dw0.pdf

Y lo más importante, ¿qué puede aportar un sistema de Business Intelligence a una empresa?

Recordemos que una empresa mediana o grande, maneja una gigantesca cantidad de datos, y para tomar una decisión, deben tener muy en cuenta todos ellos, ya que un pequeño error, puede ocasionar graves pérdidas económicas o de prestigio.

Está claro, en vistas a lo anterior, que los sistemas de Business Intelligence pueden ser un gran “salvavidas” para las empresas. Tener toda la información interconexionada entre sí y almacenada en un mismo lugar, ayuda a la hora de tomar decisiones. Estas son las grandes ventajas que observo para las empresas que usan estos sistemas de tomas de decisiones:

El futuro del Business Intelligence

• Es posible tener acceso y control a todos los datos e información de la empresa, en función a los permisos del usuario.

• La información siempre se encuentra actualizada, permitiendo tomar decisiones adecuadas en cualquier momento.

• Es posible crear simulaciones, lo que permite adelantarse a sucesos o tomar alternativas para evitar algún tipo de problema. Por ejemplo, si hay una bajada brutal de ingresos o si aumenta el I.V.A, etc.

• Se crea una unión entre todos los departamentos, lo que permite mejorar las relaciones entre los datos y el personal de la empresa.

• La recogida de datos se hace forma automática, ahorrando mucho tiempo a la empresa y asegurándose que los datos sean correctos, no hay errores humanos.

La página web que me ha ayudado a reflexionar lo escrito anteriormente es la siguiente: http://www.businessintelligence.info/definiciones/aportacion-bi.html Podéis utilizar dicha web para profundizar más sobre las ventajas que tiene implantar un sistema Business Intelligence en una empresa.

Ahora, veamos algunos ejemplos reales donde se utiliza estos sistemas de toma de decisiones:

Caso 1: Una empresa de conservados maneja un presupuesto superior a 100 millones de euros y tiene más de 500 empleados. En verano y en diciembre es cuando se producen las mayores ventas. Por medio de un sistema Business Intelligence han logrado mejorar un 10% su rentabilidad económica, a través de mejoras en su capacidad logística y de almacenaje.

Caso 2: Una cadena de supermercados, con el fin de mejorar sus ventas y atraer a los clientes con mayor capital, utilizó un sistema Business Intelligence para analizar los datos de los clientes. Descubrieron, por medio de este sistema, que los gustos de las personas variaban mucho en función de su ubicación geográfica, y lo utilizaron para fidelizar con sus clientes.

Caso 3: Una peluquería estaba buscando un día de la semana para cerrar su negocio y poder descansar perdiendo el menor capital posible. Para buscar el día, decidieron utilizar un sistema de toma de decisiones utilizando los datos que habían recopilado en su sistema de citas. Se dieron cuenta que Lunes tenían gran facturación y decidieron que el Martes era el día más adecuado para ello.

Estos ejemplos los he extraído de la siguiente página web: http://www.sinnexus.com/business_intelligence/ejemplos.aspx. Además, hay otros casos que también podéis ver en dicha web.

En cuanto a empresas que ofrece estos servicios de Business Intelligence, hay dos plataformas que destacan sobre el resto: Oracle Enterprise Performance Management and Business Intelligence (perteneciente a Oracle) y Cognos Business Intelligence (perteneciente a IBM). Podéis ver información de ambas plataformas en estas páginas webs: http://www.oracle.com/es/solutions/business-intelligence/index.html

 

Para finalizar, me gustaría comentaros que estos sistemas de toma de decisiones me parecen muy adecuados para gestionar la enorme cantidad de datos que puede tener una empresa u organismo. Su velocidad y su capacidad de gestionar datos muy diversos me parecen sus dos grandes puntos fuertes. Puede que estos sistemas solo se utilicen para grandes empresas, pero pienso que podría ser interesante que los usuarios no técnicos podamos, en el futuro, disponer de sistemas similares para organizar nuestros datos y ahorrarnos muchos “quebraderos de cabeza” cuando tenemos algunos problemas, especialmente económicos.

Por último, si deseáis estar informados de las últimas novedades con respecto al Business Intelligence, podéis acceder a este blog: http://www.businessintelligence.info/, donde aparecen muchas noticias, mejoras en sus sistemas, comparativas, etc. (PD: He visto que hace bastante tiempo que no añaden nuevas entradas al blog, no sé si el blog estará abandonado o no, en cualquier caso, los artículos que aparecen en él son muy interesantes).